Aufruf der Maske:
Stammdaten - Dateiverwaltung - Dateiverwaltungsgruppe
oder direkt aus einem Beleg/Artikel/Kunde per Linkmenü - dabei muss der Beleg/Artikel/ Kunde vorausgewählt sein.
Firmenparameter:
Pfad für Dateianlagen muss gepflegt sein, um die Dokumentenverwaltung nutzen zu können.
Kurzbeschreibung:
Über die Dateiverwaltung können Sie für verschiedene Belegtypen festlegen, auf welchem Dateipfad die Bilder/Dokumente hierzu hinterlegt werden.
So lassen sich Dateien mit Belegen verknüpfen. Z.B. kann einem Artikel ein Artikelbild hinterlegt werden oder einer Rechnung der gescannte Beleg zugeordnet werden.
Vorgehensweise/Ablauf:
Hinweise zur Menübedienung bzw. zu den Funktionstasten lesen Sie bitte unter diesen Online-Themen nach.
Reiter "Basisdaten":
Hier ist die Anlage verschiedener Gruppen für die Dateiverwaltung möglich.
Zu jeder Gruppe legen Sie einen Suchbegriff an und ordnen eine Bezeichnung zu. Im Feld "Bemerkung" können Sie einen unbegrenzt langen zusätzlichen Text hinterlegen.
Checkbox "Im Artikelstamm anzeigen":
Ist dieses Häkchen gesetzt werden alle zugehörigen Bilddateien zu dieser Dateiverwaltunggruppe im Artikelstamm angezeigt.
Hier kann auch eine Dateiverwaltungsgruppe "Zertifikate" angelegt werden. Bei dieser sollten Sie die Checkbox "Chargenzertifikte für Zertifikatsverwaltug" setzen, um eine Zertifikatsverwaltung bei Lieferungen zu erhalten. Hierfür muss mindestens bei einer Gruppe die Checkbox gesetzt sein.
In den Positionen der Wareneingänge, wie auch im Betriebsauftrag generell, können unter dem Reiter „Dokumente“ die entsprechenden Chargenzertifikate hinterlegt werden. Hierbei ist wichtig, dass bei den Dokumenten eine Gruppe hinterlegt ist, bei der das Häkchen „Chargenzertifikate für Zertifikatsverwaltung“ gesetzt ist.
Reiter "Dokument-Regeln":
Hinterlegen Sie hier die Regel, wann die Dokumente einer bestimmten Gruppe zugeordnet werden sollen.
Wird eine Dateiverwaltungsgruppe über die Dokumentenregeln z.B. aus dem Artikelstamm in eine Wareneingangsposition oder einen Betriebsauftrag übernommen, so gibt es nun die Möglichkeit das Dokument zu verlinken anstatt zu kopieren. Hierzu gibt es in der Dateiverwaltungsgruppe-Maske eine neue Checkbox um dies zu Steuern.
Checkbox "Dokument verlinken":
Wird eine Dateiverwaltungsgruppe über die Dokumentenregeln z.B. aus dem Artikelstamm in eine Wareneingangsposition oder einen Betriebsauftrag übernommen, so gibt es nun die Möglichkeit das Dokument zu verlinken anstatt zu kopieren. Hierzu gibt es in der Dateiverwaltungsgruppe-Maske eine neue Checkbox, mit der dies gesteuert werden kann.
Reiter "Dokumente":
Ordnen Sie hier die Dokumente zu.
Über rechte Maustaste im Feld erhalten Sie eine Maske mit der Auswahl
- Hinzufügen
- Einfügen
- Umbenennen
Ist ein Dokument hinterlegt und sie klicken dieses mit der rechten Maustaste an, steht folgende Auswahl zur Verfügung.
Alternative lassen sich die Dateien auch per Drag und Drop in diese Maske/dieses Feld ziehen.
Es können auch ganze Ordner verknüpft werden. Dabei wird der Ordner jedoch nicht, wie bei der Verknüpfung von Dateien, auf den Freigabepfad kopiert. Daher sollten nur Ordner verknüpft werden, die bereits auf einer Freigabe liegen.
Im Reiter Dokumente kann über einen Rechtsklick auf das Dokument über "Speichern unter" direkt das Verzeichnis im Windows-Explorer geöffnet werden.
Die einzelnen Datensätze werden hier mit <F2> oder über das Diskettensymbol in der Symbolleiste gespeichert.
Druckmöglichkeiten:
Über <Strg+D> oder das Druckersymbol in der Menüleiste kann eine Liste der bereits angelegten Datensätze ausgedruckt werden.
Links:
01/2022