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Anbei soll ein kompletter Auftragsdurchlauf in der Praxis und dessen Umsetzung in MAJESTY in groben Zügen skizziert werden.

1.) Kundenanfrage

Praxis: Ein Kunde erbittet telefonische Auskunft über Preis und Lieferzeit zu einem Artikel.

Lösung: Auskunftssystem über STRG+F1 und/oder schriftliches Angebot.

Alternativ kann auch die Artikelauskunft über Stammdaten => Artikel => Artikelauskunft helfen, schnell eine IST-Situation des Artikels zu überblicken.

2.) Angebot oder Proforma-Rechnung

Praxis: Der Kunde möchte auf seine Anfrage ein verbindliches schriftliches Angebot bzw. eine Proforma-Rechnung.

Lösung: Die Angebotserfassung erfolgt über das Menü Verkauf => Angebote => Erfassung. Die Erfassung ist in drei Teile gegliedert: Kopferfassung, Positionserfassung und Fußerfassung. Bei einer Proforma-Rechnung wählen Sie auf Blatt 1 der Kopferfassungsmaske anstelle der Markierung "Angebot" die Auswahl "Proforma-Rechnung".

3.) Angebotsverfolgung

Praxis: Kunde zögert mit der Auftragserteilung bzw. reagiert gar nicht.

Lösung: Anhand der "Wiedervorlageverwaltung" werden Sie daran erinnert, bei welchem Kunden Sie nachfassen müssen.

4.) Auftrag

Praxis: Kunde erteilt Auftrag.

Lösung: Der Auftrag wird erfasst unter Menü "Verkauf => Aufträge => Erfassung" oder aber ein zugrundeliegendes Angebot wird in den Auftrag übernommen. Dies kann über Verkauf => Angebote => Auftrag erzeugen (Stapel) durchgeführt werden. Eine Auftragsbestätigung kann über das Druckprogramm (<Strg+D>) oder über den Menüeintrag „Druck“ ausgedruckt werden. Um Liefertermine übersichtlicher zu verwalten, können hierfür Listen ausgedruckt werden ("Verkauf => Auftrag => Auftrags-Berichte"). Ob der vom Kunden bestellte Artikel ab Lager lieferbar ist, ersehen Sie bereits bei der Auftragspositionserfassung, oder in der internen Auftragsübersicht.

Eventuell erfolgt eine Bereitstellung der Ware, falls diese ab Lager lieferbar ist. Dies erreichen Sie über den Quicklink „Auftrag bereitstellen“ in der Auftragserfassungsoberfläche.

5.) Lieferantenbestellung

Praxis: Artikel, die nicht ab Lager lieferbar sind, werden bei einem Lieferanten bestellt.

Lösung: "Einkauf => Bestellung => Erfassung". Hier können Lieferantenbestellungen erfasst, geändert, storniert und ausgedruckt werden. Über Lager => Disposition kann jederzeit die zukünftige Lagersituation betrachtet werden und schnell Bestellungen erzeugt werden.

6.) Bestellüberwachung

Praxis: Ein Lieferant liefert die Ware nicht termingerecht, bzw. Sie wollen wissen, ob und ggf. welche Bestellungen noch offen sind.

Lösung: Anhand verschiedener Listen (Bestellbestand, Bestellausgang, Artikelübersicht, Terminliste, Mahnwesen) haben Sie die Möglichkeit zur Kontrolle ("Bestellungen - Berichte").

7.) Wareneingänge

Praxis: Waren, die bei Lieferanten bestellt wurden, werden angeliefert.

Lösung: Werden im Lager bestellte Waren angeliefert, müssen diese als Wareneingang verbucht werden. Somit werden Bestellungen zurückgemeldet und die Zubuchung auf das Lager durchgeführt. Um einen Überblick über alle Wareneingänge eines bestimmten Zeitraums zu erhalten, können Sie diese in einer Liste ausdrucken über Menü "Einkauf => Wareneingang => Wareneingang-Berichte“.

8.) Bereitstellung eingegangener Ware/Artikeletikettendruck

Praxis: Eingegangene Ware kann auf die Aufträge zugeteilt bzw. bereitgestellt werden und wird mit Etiketten gekennzeichnet.

Lösung: Gelieferte Ware kann auf die Kundenaufträge zugeteilt werden über das Programm "Verkauf => Auftrag => Bereitstellung". Um Ware, die bereitgestellt wird, zu kennzeichnen, können Artikeletiketten gedruckt werden.

9.) Lieferungserfassung/Versand

Praxis: Wenn ein Kundenauftrag zur Auslieferung kommt, wird dieser zunächst erfasst und anschließend versandbereit gemacht.

Lösung: Dafür benötigen Sie das Programm "Verkauf => Auftrag => Lieferung erzeugen (Stapel). Alternativ kann auch ohne Kundenauftrag eine Lieferung manuell angelegt werden unter „Verkauf => Lieferung => Erfassung“ Für eine erfasste Lieferung kann ein Lieferschein ausgedruckt werden, der die für den Versand die benötigten Informationen liefert. Zudem können auch hier beliebig viele weitere Papiere ausgedruckt werden (z.B. Versandaufkleber, Ausfuhrerklärung).

10.) Sammelrechnungen

Praxis: Sind ein- oder mehrere Lieferungen für einen Kunden getätigt worden, können diese zusammengefasst und berechnet werden.

Lösung: (Sammel-)Rechnungen erzeugen Sie im Menü "Verkauf => Lieferschein => Erzeugung Rechnung (Stapel)". Hier werden pro Kunde alle bislang nicht fakturierten Lieferscheine ausgewiesen. Nach eine Auswahl, welche Positionen berechnet werden sollen, werden dann automatisch Rechnungen angelegt.

11.) Übergabe an Finanzbuchhaltung

Praxis: Je nachdem, ob Sie Ihre Buchhaltung im Haus oder über den Steuerberater abwickeln, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Lösung: Einen Überblick über Ausgangsrechnungen und Buchungsprotokolle für einen bestimmten Zeitraum können Sie unter dem Menü "Verkauf => Rechnung => Rechnungs-Berichte" erhalten. Betriebe, die Ihre Buchhaltung nicht selbst erledigen, können Übergabedateien im DATEV-Format erzeugen.

12.) Statistiken für Einkauf bzw. Verkauf

Praxis: Umsatz-/Rohertrags-Kontrolle in gewissen Zeitabständen.

Lösung: Einfache Listen können direkt aus dem Berichtswesen der einzelnen Module gedruckt werden. Tiefergehende Statistiken und Analysen werden über das separate Analyse-System durchgeführt. Bei Fragen hierzu hilft Ihnen gerne Ihr Systemberater.

01/2016