Aufruf der Maske:
Optionen - Reporte - Mailtext-Vorbelegungen
Firmenparameter:
Optionen - Einstellungen - Parameter-Einstellungen
Wenn man ein Angebot oder ein anderes Dokument per Email verschickt, so hat man jetzt die Möglichkeit in der Mailtext-Vorbelegung die Email zu formatieren.
Im Firmen-Parameter kann die Email-Adressierung ausgewählt werden. Hierfür stehen Anrede, Vorname, Nachname, Kundenanfrage-Nummer, Kundenbestell-Nummer zur Verfügung. Diese werden durch leeren oder vorhandenen Text ersetzt z.B. <! für Ihre Anfrage mit der Nr. (kundenanfrage_nummer)>.
Kurzbeschreibung:
Pro Report kann hier ein E-Mail-Text gepflegt werden, d.h. eine Signatur, die beim Versand des Reportes per E-Mail als Text für die E-Mail vorbelegt wird.
Vorgehensweise/Ablauf:
Hinweise zur Menübedienung bzw. zu den Funktionstasten lesen Sie bitte unter diesen Online-Themen nach.
Reiter "Basisdaten":
Wählen Sie den Report aus.
Reiter "Texte":
Geben Sie für jede gewünschte Sprache die Texte an. Den Betreff können Sie für Singular und Plural separat anlegen.
Tragen Sie Kopf- und Fußtexte ein.
Bei der Mailtextvorbelegung in der Variablen <Anrede> wird als Standardanrede "Sehr geehrte Damen und Herren" verwendet, wenn kein Ansprechpartner im Beleg angegeben wird.
In den Mail-Text Vorbelegungen ist es möglich den Platzhalter <!(ansprechpartner)> zu verwenden. Dieser wird mit der Anrede des Ansprechpartners des Beleges ersetzt.
Reiter „Dokumente“:
Ordnen Sie Dateien/Bilder hier zu. Diese können per Drag&Drop einfach eingefügt werden oder über rechte Maustaste und Hinzufügen.
Die einzelnen Datensätze werden hier mit <F2> oder über das Diskettensymbol in der Symbolleiste gespeichert.
Abfragen:
Bitte lesen Sie hierzu das Thema „Abfragen“.
Über "vordefinierte Selektion" können Sie zusätzlich noch individuelle XXX festlegen.
Besonderheiten:
Die Syntax für die Platzhalter lautet wie folgt:
<!Präfix(Name)Suffix>
Präfix und Suffix sind optionale Texte, die vor oder nach dem jeweiligen Wert eingefügt werden sollten.
Name kann entweder einer der vordefinierten Bausteine sein:
•Für den Beleg:
onummer
odatum
odokument_typ
oraw_dokument_typ
othema
•Für den Empfänger:
oEmpf_name
oEmpf_nummer
oFax_nummer
•Für den Ansprechpartner:
oAnrede
oVorname
oNachname
Es besteht aber auch die Möglichkeit jede beliebige Info aus den Belegen zu holen.
Bei z.B. der Auftragserfassung könnte man den Name1 der Lieferanschrift wie folgt in die Mailtexte ziehen: <!Lieferanschrift: (BO_Auftrag.Lieferanschrift.Adresse.Name1)>
Der „Pfad“ zum jeweiligen Feld ist derselbe wie in den Tabelleneinstellungen – hier der Auftragsköpfe – Spalte „Feldname“.
Dieser Aufbau funktioniert für alle Belege.
BO_Angebot
BO_Lieferschein
BO_Rechnung
Etc.
Maildialog / Mailtextvorbelegungen / Reporting allgemein:
Es ist nun möglich eine kontextabhängige Mailtextvorbelegung zu erzeugen. Hierfür können Attribute aus dem dazugehörigen Objekt verwendet werden (bei Aufträgen wäre dies BO_Auftrag). Über die Feldhilfe (Rechtsklick auf z. B. ein Textfeld) können die genauen Namen ermittelt werden.
Außerdem ist es nun möglich, im Report über den Parameter "Kopie" zu identifizieren, ob das aktuelle Dokument das Original oder eine Kopie ist, sodass man beim zeitgleichen Druck von mehreren Exemplaren ab dem 2. Ausdruck einen Kopie-Vermerk andrucken kann. Um im Report auf den Wert zugreifen zu können, wird folgender Ausdruck verwendet: GetParameter("Kopie").
In den Mailtext-Vorbelegungen kann das Thema des Beleges referenziert werden.
Beim Email-Versand werden die Dateien aus der Dokumentenverwaltung der Mailtext-Vorbelegung übernommen. Allgemeine Dateien, die immer mitversendet werden müssen, sollten in der Dokumentenverwaltung der gesamten MailText-Vorbelegung hinzugefügt werden. Sprachspezifische Dateien sollten in der Dokumentenverwaltung der Texte hinzugefügt werden.
Es ist ab der Version 2.27 möglich in der Mailtextvorbelegung komplexere Ebenen anzusteuern.
Beispiel für die Anzeige des 2 Kundenpreises des Artikels der ersten Rechnungsposition
<!Kundenpreis: (BO_Rechnung.Positionen[0].Artikel.ArtikelKundePreise[1].Zeitraum[0].Staffel[0].Wert)>
Links:
03/2030